PPK od strony pracodawcy

Allianz SFIO PPK | 6 minut


Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) 
to dobrowolny program oszczędnościowy na emeryturę. Dobrowolny dla pracowników, ale już obowiązkowy dla pracodawców – z zasady każda firma ma obowiązek wprowadzić PPK poprzez wybór instytucji finansowej do prowadzenia programu.

Co musisz wiedzieć o PPK jako pracodawca? Przestawiamy najważniejsze informacje.  

Spis treści:

Tak, PPK jest obowiązkowe, chyba że jesteś firmą jednoosobową lub w Twojej firmie działa program PPE.

Każdy pracodawca ma obowiązek objąć programem wszystkich swoich pracowników w wieku 18-55 lat, na rzecz których odprowadza składki ubezpieczenia rentowego i emerytalnego. Co ze starszymi osobami? Czy PPK jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników? Osoby w wieku 55-70 lat mogą przystąpić dobrowolnie – w tym celu muszą przedstawić pracodawcy stosowny wniosek. A osoby powyżej 70. roku życia? Niestety nie mogą się zapisać do programu. Jeśli jednak zapisały się do programu przed osiągnięciem tego wieku, to mogą w nim pozostać.

Czy istnieją jakieś wyjątki, na podstawie których firmy mogą być zwolnione z obowiązku tworzenia PPK? Tak – PPK nie dotyczy tych firm, które prowadzą Pracownicze Programy Emerytalne (PPE). Są jednak pewne warunki. W PPE musi działać przynajmniej 25% pracowników firmy, a składka musi wynosić nie mniej niż 3,5 procent wynagrodzenia brutto. Przeczytaj więcej na temat różnic między PPK a PPE.

Wpłaty należy naliczyć od pierwszej wypłaty wynagrodzenia pracownika, którą otrzymał po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Dokonuje się jej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym zaczął istnieć stosunek prawny wynikający z zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

Aby obliczyć, kiedy należy dokonać pierwszej wpłaty, należy wziąć pod uwagę termin wypłacenia uczestnikowi pierwszego wynagrodzenia po podpisaniu umowy o prowadzenie:

  • jeśli w tym samym miesiącu, to wpłatę należy uiścić w terminie od 1 do 15 dnia kolejnego miesiąca.
  • jeśli w kolejnym miesiącu, to wpłaty należy dokonać w terminie od dnia obliczenia i pobrania wpłaty maksymalnie do 15 dnia następnego miesiąca.

Przykład: umowa o prowadzenie podpisana 10 listopada 2020 i pierwsza wypłata dokonana także w listopadzie obligują do przekazania wpłaty między 1 a 15 grudnia (oczywiście można nawet w listopadzie). Jeśli jednak umowa była podpisana 10 listopada 2020, a wynagrodzenie wypłacone dopiero w grudniu, to wpłatę na PPK musisz przekazać najpóźniej 15 stycznia 2021.

Jako że program ma charakter dobrowolny, rezygnacja z PPK jest jak najbardziej możliwa. Niektórych pracowników będziesz musiał zapisać automatycznie (w wieku 18 – 55 lat), ale to do nich będzie należała decyzja o pozostaniu w programie bądź wypisaniu się z niego.

Odstąpienie odbywa się poprzez złożenie pisemnej deklaracji. Rezygnacja pozostaje ważna do 1 kwietnia 2023, gdy ponownie nastąpi automatyczne zapisanie wszystkich pracowników (w wieku 18 – 55 lat). Taki proces będzie się powtarzał co 4 lata. Pracownik zostanie ponownie włączony do PPK i jeśli wciąż nie będzie chciał w nim uczestniczyć, kolejny raz będzie zobligowany do złożenia rezygnacji.

Rezygnację z Pracowniczych Planów Kapitałowych można złożyć w dowolnym momencie istnienia programu, nawet po kilku latach oszczędzania w jego ramach. Podobnie rzecz ma się z zapisem – zacząć można w każdej chwili. 

Wpłaty pracownika i pracodawcy w PPK nieco się różnią. Wpłata podstawowa pracownika wynosi 2% jego wynagrodzenia brutto, natomiast pracodawcy 1,5% tego wynagrodzenia. Obie strony mogą też zadeklarować wpłaty dodatkowe.

Pracownik może co miesiąc odprowadzać na konto PPK dodatkowo do 2% swojego wynagrodzenia, co daje nawet 4%. Natomiast pracodawca może zwiększyć wpłatę do 2,5% wynagrodzenia pracownika. W sumie jako zatrudniający będziesz ze swoich środków wpłacał na konto PPK pracownika od 1,5 do 4% wartości jego wynagrodzenia.

Na stronie Allianz znajdziesz prosty w obsłudze kalkulator, który pozwoli Ci obliczyć koszty związane z prowadzeniem PPK dla każdego z Twoich pracowników. Wyliczenia odbywają się dla grup pracowników – dla każdej z nich możesz ustalić inną wysokość nieobowiązkowej składki dodatkowej.

W kalkulatorze kosztów pracodawcy podajesz łączne roczne wynagrodzenie grupy pracowników brutto, więc odmienna wysokość pensji każdego z zatrudnionych nie jest przeszkodą do obliczeń. Kalkulator wskazuje także kwotę podatku dochodowego naliczanego od finansowanych przez Ciebie wpłat (z opłaty podatku dochodowego będziesz zwolniony w przypadku pracowników poniżej 26. roku życia, których przychód nie przekroczy 85 528 zł w roku podatkowym).

Warto pamiętać o kilku korzyściach, jakie związane są z prowadzeniem w firmie PPK. Wpłaty obowiązkowe pracodawcy są zwolnione z ZUS, a prowadzenie programu wlicza się w koszty uzyskania przychodu. Ponadto nie warto rezygnować z wpłat dodatkowych – można je potraktować jako opcję benefitu pozapłacowego o motywującym charakterze.

Osoba, która będzie odpowiedzialna w Twojej firmie za wdrożenie PPK, z pewnością zapyta o formę przekazywania wpłat na rachunki uczestników. W tym przypadku wiele zależy od instytucji finansowej, której powierzysz prowadzenie programu.

TFI Allianz Polska S.A. przygotowała na ten cel dedykowany portal PPK Serwis, za pośrednictwem którego przekazuje się wpłaty oraz dane pracowników. Jeśli w swojej firmie korzystacie z systemu kadrowo-płacowego Symfonia lub Comarch, transfer będzie możliwy poprzez interfejs systemu TFI Allianz Polska S.A., bez konieczności wymiany plików. To znacznie ogranicza nakład czasu i pracy.

Jednym z pierwszych kroków do wdrożenia programu w firmie jest wybór instytucji finansowej, która będzie prowadziła PPK. To obowiązek pracodawcy, ale w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją wyłonioną z zatrudnionych osób. Najpierw należy zawrzeć umowę o zarządzanie, a następnie o prowadzenie PPK (w imieniu i na rzecz zatrudnionych). Pracodawca musi wybrać instytucję zarządzającą spośród podmiotów, które spełniają ustawowe warunki do zarządzania PPK.

Pracodawca jest zobowiązany do obliczania wysokości miesięcznych wpłat oraz do terminowego ich uiszczania. Ponadto to on odprowadza wpłaty swoje i pracownika na rachunek w instytucji finansowej, która zarządza PPK. Jeśli chodzi o inwestowanie środków – tym zajmuje się już instytucja finansowa. Lista jest dostępna na stronie www.mojeppk.pl

W momencie, w którym zawrzesz umowę o prowadzenie PPK, zaczyna się Twój obowiązek wpłacania na rachunek PPK stosownych kwot własnych oraz pracownika. Jeśli obowiązek utworzenia PPK jest jeszcze przed Tobą, to masz nieco czasu, by właściwie przygotować się do tego momentu, np. dokonując zabudżetowania środków potrzebnych do wpłat.